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關(guān)于做好 2019 年度檔案材料移交工作的通知
發(fā)布時(shí)間: 2020-05-12
集團(tuán)各分子公司、建星建造各職能中心及各項(xiàng)目部：
為保障集團(tuán)公司檔案的完整及時(shí)性，根據(jù)檔案管理工作安排及要求，集團(tuán)檔案室開(kāi)始接收 2019 年度的檔案資料。請(qǐng)各分、子公司各部門認(rèn)真收集應(yīng)歸檔的文件資料，及時(shí)整理移交集團(tuán)檔案室，相關(guān)要求如下：
一、 歸檔移交范圍
請(qǐng)各單位及相關(guān)部門參照《檔案管理制度》要求，按照《公司檔案類目及保管期限表》(詳見(jiàn)附件 2)歸檔移交文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等各類材料。
注：1、各部門對(duì)照歸檔范圍若有不相符之處，望及時(shí)反饋檔案室，以便修訂。2、新成立單位歸檔范圍尚末列入附件(2)中，相關(guān)部門可根據(jù)本部門實(shí)際情況，將檔案材料進(jìn)行移交。
二、 歸檔整理與文件材料要求
(一)歸檔整理要求
1、各單位要高度重視、做好本單位檔案材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，任何單位和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。
2、各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理，確保檔案材料收集齊全、完整，并按時(shí)移交集團(tuán)檔案室。
3、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門的，由主辦部門負(fù)責(zé)移交， 相關(guān)部門協(xié)助提供材料。
(二)歸檔文件材料要求
1、歸檔文件材料原則上為原件，不歸檔復(fù)印件(重要文件無(wú)原件的，可提供復(fù)印件，但須備注清楚原件去向及存檔地)。
2、歸檔文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，檔案整理過(guò)程中需逐(件)檢查，做到不缺項(xiàng)、不漏項(xiàng)，不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料分割開(kāi)或遺漏，特別是附件不能遺漏。
3、歸檔文件材料字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。文件內(nèi)容、格式應(yīng)符合公文標(biāo)準(zhǔn)及專業(yè)文件編制規(guī)范。
4、移交材料(特別是上級(jí)批文、來(lái)文)若有電子掃描件請(qǐng)將電子版一并移交集團(tuán)檔案室，并在移交清單中注明。
5、對(duì)于保密性較強(qiáng)的檔案材料，在移交時(shí)應(yīng)加以說(shuō)明。
三、 檔案移交手續(xù)
1、移交要求
檔案材料移交前，移交方需將電子目錄傳給集團(tuán)檔案室相應(yīng)的接收人審閱，審核通過(guò)后方可將紙質(zhì)材料移交集團(tuán)檔案室。檔案材料移交時(shí)，必須是兼職檔案員本人。
2、歸檔驗(yàn)收
移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)，按歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的須退回整改，驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。
3、移交手續(xù)
移交檔案材料時(shí)必須填寫《文件材料移交清單》(詳見(jiàn)附件三)，清單一式二份，內(nèi)容較多的需加編頁(yè)號(hào)，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。
四、歸檔移交時(shí)間
請(qǐng)各部門于 2020 年 6 月 30 日前完成 2019 年度的檔案移交工作。
五、聯(lián)系方式
各部門在檔案歸檔、整理、組卷和移交過(guò)程中若有問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)與集團(tuán)總部檔案室 205 室余苑香聯(lián)系，聯(lián)系方式：13536597800。
特此通知。
廣東建星控股集團(tuán)有限公司
二〇二〇年五月九日